裸足のリーダー

メールボックスからのモチベーション

2012年3月30日(金) [ あたま・ノウハウ | アイテム・ツール ]

intro:

前回、情報整理についてちょこっとお話しました。
「アーカイヴ」っていう発想を用いれば、別に手間暇かけなくても、スッキリと情報整理が出来ちゃいますよ、という内容でした。

んで、今日はその流れで、メールの整理方法でもお話しようかと。

main:

まず大前提として、メールソフトは何が良いか？ということですが、これは自分が良いと思えば何でも良いと思います。

あのソフトは惰弱でダメだとか言う人もいますけど、基本的にパソコンにウイルス対策ソフトが入っていれば、惰弱性は（致命的なものでない限り)それほど気にする必要もないかと。

また、高機能かどうかを気にする人がいますが、実際のメールのやり取りで使う機能なんてタカが知れてます。
特殊な機能を必要とする人はその機能を持つメールソフトを選べば良いだけで、むしろ低スペックなPCで高スペックなメールソフトなんて重たくて使いづらいだけです。

メールソフトすら必要ないって人もいるかもしれません。
全部Webメール（GmailとかYahoo！メールとか）でOKだと思うなら、それはそれでOKじゃないかと。

要するに、自分のPCやネット環境、また自分の使い道に合わせて選べば良いわけです。
現状に不満がなければ、そのまんま使えばい～じゃない、ってことです。

ま、ビジネス・ツールとして用いる前提として強いて言うならば、

アーカイヴ・フォルダが予めあるか、もしくは新しくフォルダを作れる機能がある
検索機能の性能がきちんとしている
タグ付けできるのであれば、なお便利（必須じゃないです）

くらいなものでしょうか。
ま、今時のメジャーなソフトなら、特別問題ないでしょう。

ちなみに私は、「Mozilla Thunderbird」を使ってます。
複数持ってるメールアカウントを管理しやすい気が何となくするんで。

さて本題ですが、私は最近、意外にも意外な事実に気付きました。
それは、

その日の仕事が終わった段階で、メールの受信ボックスが空になってない人が、すっごく多い。

ってことです。

「受信ボックスは、その日の終わりには空にしておく」

というのが、メールという情報整理術の基本です。

そう、読んだら即捨てます。
返信が必要なメールは、メールを返信したら即、元のメールを捨てます。
もちろん、迷惑メールは読まずに捨てます。

なので、その日、仕事が終わった時には受信ボックスは空になっていなくちゃいけません。

つまり、受信ボックスが空になってないというのは、未処理のメールがまだ残っているということです。
仕事はまだ終わっちゃいない、ということなんです。

ほら、だから私の受信ボックスは、いつも空っぽです。

「え？でも、保管しておきたいメールはどうすんの？」

そういった場合、前回お話した様に、アーカイヴ・フォルダに何でもかんでもブチ込みます。
だって、本当に保存すべきメールなんてほとんどないですから。

基本的にアーカイヴ・フォルダの中を整理する必要はありません。
まあ、余裕があるのであれば、タグでも付けておけば良い程度です。

だって、昔受け取ったメールを探したり読み返す様なことは滅多にありませんし、ごく稀にそんな時に出くわしても、アーカイヴの中を検索すれば直ぐに見つかります。
アーカイヴの中に漠然と放り込んでおけば、それで事は十分に足りるわけです。

そうそう、忘れる前に言っておきますが、

「返信するメールには、元メールの引用文を必ず添えておく」

ことは必ずやっておいて下さい。

受信したメールを返信する（「返信」ボタンを押す）と、多くの場合デフォルトで「>」や「|」みたいな引用符と共に、受信したメールの原文がメール下部に自動的に挿入されます。
こんな感じで。

ま、恐らく仕事上のメールであれば、ほとんどの人がやっていると思います。
メールのやり取りの流れが一目して把握できる様にしておいたり、お互いのメールの文章が証拠となる様に残しておく必要があったりしますからね。
やってない人は、やっておいた方が吉かもしれません。

で、実はそういう風にしておくと、メール・コミュニケーション上の利点だけでなく、メールの整理整頓にも役に立ちます。

だって、こうすることで、複数のメールのやり取りの内容が、1通のメールに全て残る様になるわけですから。（もちろん、相手もそうやってるという前提ですが）
残しておく必要があったとしても、それは最後の1通だけ保存すればOKになります。

なのでこのメールのやり取り、相手から受信したメールで終わっているのであれば、アーカイヴに保存。
自分が返信したところで終了なら、わざわざ保存しなくても、自分の送信ボックスに自動で送信メールが保存されています。

お～っ、これは楽チン！

ということで、バッサバッサと処理したメールは捨てていきます。

これでスッキリ！サッパリ！です。
後から必要になるかもしれないメールは、普段覗くことのないアーカイヴ・フォルダと送信フォルダに残ってるだけです。

さて、実は受信ボックスを空にしておくというのは、単にメールという情報整理術だけではありません。
実は、自分のモチベーションが分かるんです。

モチベーションが高い時って、重要だったり緊急な仕事をグングンと進めることが出来るじゃないですか。
しかし、それだけじゃありません。

実は、モチベーションが高い時って、雑務だったり後回しにしてもOKな様な細かい仕事も、チャカチャカと片付けてたりするんですよ。
だから、見た目もスッキリ、気持ちもスッキリで、大切な仕事もサクサク進みます。

でね、

メールって面白いもので、なぜかメールチェックは頻繁にしたがりますが、メールの処理は後回しにしがちです。

だから、メールボックスを覗けば、その人のモチベーションが分ります。
自分のメールボックスには、自分のモチベーションが反映されているんです。

メールボックスが、スッキリしている時は、細かな業務までキッチリと片付けている時、つまりモチベーションの高い時なんです。
細かい雑務の処理も終わっているから、重要な仕事もサクサクとはかどるわけです。

しかし、メールボックスに、未処理のメールが残っている時って、細かな業務がたんまりと残っているという証です。
面倒だったりやる気のない時は、メールの処理が後回しになっているわけで、即ちそれは大切な業務もダラダラ～っとしてしまっていることの裏返しです。

だから、自分のメール受信ボックスは、常に空にしておく。
そういったルールを決めておくことが重要です。

だって、自分のモチベーションは、自分のメールボックスを覗けばわかるわけですから。

そして、メールボックスに未読・未処理のメールが溜まっている時は、

「あー、自覚無かったけど、俺ってモチベーション落ち気味かも」

と早めに気付いてあげることが大切です。

そしてそんな自分に気付いた時は、多少面倒でもまずは受信ボックスを空っぽにする作業をやってみることです。

するとどうでしょう？

メールボックスがスッキリすると、何だか気持ちまでスッキリした気がしてきます。
部屋を掃除するとやる気が出てくるのと一緒ですね。

で、そんなスッキリした気分で1日の仕事に取り組んでみてください。
きっと、1日の仕事の景色が変わって見えるはずです。

補足

もちろん、その日に処理できないメールってあると思います。
3日後に実行する必要があって、それまでそのメールは削除しない方が良いとか。

もちろん、そんなメールまで無理やり削除する必要はありません。
そのまま受信ボックスに残しておけばい～じゃない、ってことになります。

ただしその際は、フラグなどの重要ですよマークを付けておくことですね。
ウッカリと削除してしまわないように。

ps:

実は先ほど、

「ほら、だから私の受信ボックスは、いつも空っぽです」

などとカッコつけて書きましたが、実は私も“いつも空っぽ”というわけではありません。
結構、受信ボックスにメールが溜まりこんでいる時があります。

もちろん、物理的にメールを処理する時間がない時が多々なんですが、やっぱモチベーションが高い時って、忙しくてもきちんとメールを処理してたりします。
だから、モチベーション管理にメールボックスが空っぽかどうかを利用するのは、結構使えるルールです。

やってない人は、ぜひお試しあれ！

post by ノリユキ at 11:00 | コメント・トラックバック(0)

たかがスマホに惑わされ

2012年3月2日(金) [ アイテム・ツール | ワタクシゴト ]

実は私、周囲のイメージとは裏腹に、ケータイを全くと言ってよいほど使いこなせていない男です。
主な使用用途は時計代わり、たまに電話を使い、ごく稀にメールをして写真を撮るぐらいなわけで。

だって、PCに比べて文字打つのも面倒ですし、画面小さくてネットとかの閲覧かったるいし。
おまけに電話なんて、いつでもどこでも向こうの都合でかかってきやがります。

私にとってケータイなど、あってもなくても、でもまぁあった方が多少便利くらいのものだったんですね。

しかし、そんな私も先月、ケータイをガラケーからスマホに替えてしまいました。
「ARROWS X LTE F-05D」とかいうヤツです。

う～ん・・・これは由々しき事態です。

だってね、今まで私がケータイに疎かったのは、私にとっての優位性だったんですよ。
他者がケータイに費やす時間を、私は別な何か（きっと生産的なあれやこれ）に費やすことが出来たんですから。

なんて有意義な人生だったのでしょうか。

ところが・・・ところが、です。
スマホにしたら、便利な携帯端末として、色々使っちゃうじゃないですか。
私の優位性が失われてしまうわけです。

そう思い、実は今までケータイをスマホにするの、躊躇ってたんです。

が、誘惑には勝てませんでした。
格段に使い勝手と用途が広がった情報端末の利便性に加え、ガラケー並みのスペックを備えたスマホが出ちゃったからには、手を出さないわけにはいかないのです。

そして、私の優位性は脆くも崩れ去っていく・・・

今、私はスマホ漬けの毎日を送っています。
そして私の生活スタイル、というかビジネス・スタイルというか、とにかくそんなもんが、結構な様変わりをしてしまいました。

情報収集・整理の仕方も、PCとスマホの両方を利用することから、クラウドを利用する比重が格段に大きくなりました。
それに伴って、今まで使っていたツールを変更したり、利用方法を変えたりと。

Evernote、Google各種ツール、ブックマーク、スマホ各種アプリetc…

外出時の情報機器がノートPCやガラケーだけだった時には、全く魅力的じゃなかったデジタル・ツールが、スマホによって俄然輝きを増してきたんです。

例えば、今まで完全アナログだったスケジュール管理も、Googleカレンダーを使うようになりました。
不定期・不規則な予定をGoogleカレンダーに入力して、スマホの手帳アプリ（ジョルテ）と同期をとっています。
これによって、スケジュール確認はアナログな手帳を取り出すよりも、いつでもどこでも素早くできるようになりました。

写真も前は管理が面倒だったんで、撮りたい気持ちも沸いてきませんでした。
しかし、スマホは写真を撮った後のメール添付やSNSへの投稿が楽チンです。
また、撮った写真は全て自動で外部サーバーに保存しておけますから、自分のケータイやPCの中に保存・管理するウザさもなく、機種変時にデータ移行を気にする必要もありません。

スマホによって、確かに私の優位性は失われました。
しかし、スマホに替えたら、イイコト尽くめなことばっかりです。

たかがスマホですが、されどスマホ。
購入前に想像してた以上の利便性を、スマホは持っていた様です。

ps:

具体的なデジタルツールの使い方は、スマホ初心者や購入を検討している人達のヒントになるかもしれませんので、後々ヒマでもみつけて紹介しようかと。

post by ノリユキ at 3:37 | コメント・トラックバック(0)

殴り書きしたい人のための「週刊誌ノート」（無印良品）

2011年11月18日(金) [ アイテム・ツール ]

思いついたアイデアを練ったり、自分の思考を整理したい時って、単にそれらを頭の中でこねくり回しても、なかなか上手くまとまらなかったりします。

でもそんな時、そんな頭の中のものを紙に書き出していくと、結構スッキリと整理できたり発展させたりできることって多いですよね。
ほら、フローチャートとかマインドマップとかも、そんな類だし。

ただ頭の中のイメージって浮かんでは消えていくし、うごめくスピードも凄く速いんで、出来るだけ急いで書いていきたいわけで。

となると、やっぱ殴り書きになってしまいます。

ところが普通のノートなんかを使って書いていこうとすると、綺麗に書き出してみたり紙の中に上手に収めてみたくなったりして、どうもスピードが鈍りがちになったりしませんかね？
まっさらな紙を目の前にすると、そんな心理が自分のイメージを具現化するのを邪魔したりします。

まあ、私は負けませんけど。
でも、心のどこかにもったいないお化けが顔を出しかけたりすることは、たま～ぁにあるんですねぇ。

で、そんな時のために、私は殴り書き専用のノートを使って、アイデアをまとめたりしています。
そして、それがこれ。

無印良品の「週刊誌ノート」（179円）です。

週刊誌ノートって言うくらいなんで、作りも紙質もそんな感じ。
とにかく紙質が普通のノートに比べて劣ってるんです。
しかも、1冊に無地の紙が130枚とボリューム満点。

なので、どんなに殴り書きしても苦になりません。
つか、殴り書きすることが快感になってしまう可能性まで秘めています。
知らんけど。

ただ問題点が１つ。
それは、持ち運んで使う場合、世間の荒波に揉まれて直ぐに表紙がボロボロになってしまうことです。

変わり果てた姿はこんな感じ。

オーマイガッ！

なので自分の場合、ノートカバーをつけて使用しています。
使ってるのは、同じく無印良品の「ノートカバー」（420円）で、ジーンズのラベル素材で作られているブランウン色のヤツです。

この画像じゃ分りづらいかもですが、殴り書き用のくせにちょっぴりお洒落な雰囲気にイメチェンです。

このノート、結構使い勝手良いですよ。
頭の中の整理だけじゃなく、例えば学習用として使ったり、頭にくることがあった時に悪口を書き込んだりするのにも最適かもしれません。

まあ、使い方は人それぞれですが、殴り書き用のノートを使ってみたい人は、ぜひお試しあれ。

post by ノリユキ at 8:15 | コメント・トラックバック(0)

トラベラーズノートの使い方（その２）

2008年9月20日(土) [ アイテム・ツール ]

私の場合、ほとんどの情報はトラベラーズノートにまとめてしまう、という使い方をしています。
情報の記録も管理も、一元化してしまった方が、何かと便利なもんで。

そう言えば、「情報は1冊のノートにまとめなさい」という本がベストセラーになってますが、私のやり方も、わりと似たようなやり方ですかね。

実務面でのトラベラーズノートの特徴を挙げるとすれば、それは良い意味での中途半端さです。

A4サイズをちょうど三つ折りにした大きさは、B5ノートよりも小さくて広い面積で書き込めず、かといってポッケに入れて持ち運べるほど携帯性に優れているわけじゃありません。

でも、逆に言えば普通のノートを持ち歩くよりは便利で、小さな手帳やメモ帳よりも書き込みがしやすいわけです。
おまけに、紙質がかなり丈夫でマジックペンを使っても裏ににじみにくい。

で、このトラベラーズノートが持つ特徴って、実は私の様に情報を全て1冊のノートに放り込んでしまいたい人には、最適なんです。
いつでもどこでも、色んな情報を放り込んでしまえるわけですから。

ということで、私はいつでもかばんの中に入れて持ち歩いてます。
そして、何かあればほぼ全てをここに書き込みます。

私の場合、トラベラーズノートのカバーには、月間ダイアリーと横罫ノートの２つのリフィルをセットしています。

ダイアリーには、現時点から未来のこと、つまり予定を書き込んでます。
時間的にはルーティンなものが多いので、1日に書き込まなくちゃいけない予定はあんまりない。
ということで、月間ダイアリーが私には向いてます。

ここに1日の予定を書き込んだりしてます。
ポストイットとかをベタベタ貼ったりしてね。

例えば、こんな感じ。

ダイアリーの後ろのほうの無地のページ群には、地下鉄の路線図を貼ったり、欲しい物リストを書き込んだりしてます。
あと、プリンタのインクの番号とかズボンのサイズとか、いざとなった時に忘れてちゃ困る様なやつを書き込んでますね。

前述の本では、パスワードなんかも書き込んでる様ですが、私の場合は落としたりしたときのリスクを考慮してやってません。

で、次に横罫のノート。
こっちには、現時点で起こったことや過去の記録を書きとめています。

内容は何でもあり。

思いついたアイデアを書き留めたり、伝言なんかをメモしたり、ふと感じたことや1日の感想を何気に書いてみたり。
仕事で使う文章を電車の中や喫茶店なんかで下書きしてみたり。
雑誌や新聞で気になる記事があれば切り取って貼ってしまったり。
食事したお店のカードを貼り付けてみたり、映画や博覧会なんかの使用済みチケットを貼り付けたり。

まあ、何でもトラベラーズノートにまとめてしまってます。
その日の日付をふって、あとは時系列ごとに書き込んでいくだけです。

下手にジャンル分けしても、大変なだけです。
後から情報を整理・保存するの面倒だし、書き込む際に書き込むジャンルを探す手間がかかったりするし。

でも、時系列に並んでれば、いざ書いた内容を探す時もそんなに苦労しません。
緊急性があったり重要なものって、時間的に新しいものばっかりですから。

つか、そもそもノートに書き込んだものをひっくり返して探すことって滅多にないでしょ。
あったとしても、そのメモを書き込んだシチュエーションを思い起こせば、大体いつ頃かってのがわかるので、時系列でノートにまとめられてた方が古いものでも意外と探しやすいし。

本当にずっと後から必要になってくると思うものは、ノートの上あたりに付箋を貼り付けて、目印にしておけばよいだけですから。

で、私のノートは、大体こんな感じになってます。